środa, 18 wrzesień 2019 13:37

E-maile – czy robisz to źle?

Pisanie biznesowych maili Pisanie biznesowych maili

Jeszcze jakiś czas temu, kiedy nasza codzienność została zdominowana przez media społecznościowe, wydawać by się mogło, że tradycyjne wiadomości e-mail zostaną wyparte przez szybkie komunikatory, odchodząc w niepamięć.

Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.

Adres ma znaczenie

Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.

Temat – a po co?

Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Witam i o zdrowie pytam!

Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.

Co za dużo to niezdrowo

Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.

Formatowanie teksu? Z głową!

Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.

A co z załącznikami?

Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.

Nie bądź anonimowy

Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.

To tyle?

Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.

Wyświetlony 139 razy

Polecane

Jak odpowiednio wybrać biustonosze sportowe dla siebie?

Jak odpowiednio wybrać biustonosze sportowe dla siebie?

Coraz częściej kobiety uprawiając sport, decydują się na zakup specjalnych biustonoszy. Jest to bielizna, która skutecznie podtrzymuje biust podczas treningu, co bezpośrednio wpływa na komfort. Biustonosz sportowy to z pewnością dobra inwestycja niezależnie od ulubionej dyscypliny.

dalej
Efekt spektakularnego oka w lato możliwy!

Efekt spektakularnego oka w lato możliwy!

Lato na dobre zagościło w Warszawie. Choć większość z nas cieszy się z tego faktu, to jednak wysoka temperatura w połączeniu z wilgocią nie sprzyjają trwałości makijażu. Cień do powiek i ulubiona kreska przegrywają w pojedynku z dusznym, burzowym powietrzem?

dalej
Przygotowujemy wyprawkę dla malucha

Przygotowujemy wyprawkę dla malucha

Po radosnej wieści o spodziewanym przyjściu na świat dziecka przyszli rodzice wpadają w wir przygotowań. Spraw do załatwienia jest naprawdę sporo.

dalej
Dlaczego Twoja firma potrzebuje certyfikacji ISO?

Dlaczego Twoja firma potrzebuje certyfikacji ISO?

Pod pojęciem certyfikacji rozumie się proces ukierunkowany na przyznanie danemu podmiotowi certyfikatu potwierdzającego zgodność konkretnego wyrobu z wymogami zawartymi w określonym dokumencie normalizacyjnym.

dalej
Elementy dekoracyjne w mieszkaniu

Elementy dekoracyjne w mieszkaniu

W dzisiejszych czasach w sposób szczególny zwracamy uwagę na funkcjonalność i estetykę naszego domu. Coraz częściej niezwykle skupiamy się na tym, aby dobrać odpowiednie dekoracje. Nie jest to łatwe, gdyż przedmiotów mających na celu ozdobienie naszych pomieszczeń jest mnóstwo.

dalej
Bluzka w stylu hiszpańskim – jak wybrać odpowiednią

Bluzka w stylu hiszpańskim – jak wybrać odpowiednią

Kobiecy dekolt w łódkę, kusząco ozdobiony zwiewną falbaną to jeden z najgorętszych trendów tego lata. Jak w tym sezonie prezentuje się bluzka hiszpanka, z czym ją zestawiać, jak wybrać najlepszy model? Oto kilka przydatnych porad, dzięki którym łatwiej będzie Ci

dalej
Wszystko o winach: Muscat

Wszystko o winach: Muscat

Jeżeli jesteś koneserem wina, na pewno słyszałeś o gatunku Muscat. Wino to wyróżnia się bogactwem tropikalnych aromatów i przypraw. Jeżeli stawiasz pierwsze kroki w ciekawym, lecz skomplikowanym świecie szlachetnych trunków, zostań i przeczytaj o tym fascynującym gatunku.

dalej
Carsharing czy zakup samochodu – co się bardziej opłaca?

Carsharing czy zakup samochodu – co się bardziej opłaca?

Możliwość korzystania ze współdzielonych samochodów osobowych bez konieczności wywiązywania się z wielu obowiązków przypisanych kierowcom jest wygodnym rozwiązaniem, z którego mieszkańcy dużych miast w Polsce korzystają coraz chętniej.

dalej
Ogród, czyli nasz zielony azyl

Ogród, czyli nasz zielony azyl

Zabiegany styl życia jest dziś zmorą większości społeczeństwa. Życie w ciągłym biegu sprawia, że często zapominamy o tym, jak ważne jest to, by pozwalać sobie na chociaż chwilę odpoczynku. Sprawy, które wydają się być śmiertelnie poważne skutecznie przysłaniają nam piękno

dalej
  • 1
  • 2