środa, 18 wrzesień 2019 13:37

E-maile – czy robisz to źle?

Pisanie biznesowych maili Pisanie biznesowych maili

Jeszcze jakiś czas temu, kiedy nasza codzienność została zdominowana przez media społecznościowe, wydawać by się mogło, że tradycyjne wiadomości e-mail zostaną wyparte przez szybkie komunikatory, odchodząc w niepamięć.

Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.

Adres ma znaczenie

Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.

Temat – a po co?

Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Witam i o zdrowie pytam!

Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.

Co za dużo to niezdrowo

Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.

Formatowanie teksu? Z głową!

Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.

A co z załącznikami?

Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.

Nie bądź anonimowy

Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.

To tyle?

Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.

Polecane

Kursy zawodowe jako sposób na zdobycie nowych umiejętności i certyfikatów

Kursy zawodowe jako sposób na zdobycie nowych umiejętności i certyfikatów

Dzięki kursom zawodowym wiele osób może opanować nowe umiejętności oraz zdobyć uprawnienia, które są niezbędne do uzyskania awansu lub znalezienia lepszej pracy. Dzięki temu można liczyć na atrakcyjne wynagrodzenie oraz różne dodatki. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób zastanawia się nad

dalej
Lustro łazienkowe z podświetleniem – wszystko, co trzeba wiedzieć

Lustro łazienkowe z podświetleniem – wszystko, co trzeba wiedzieć

Lustro w łazience pozwala na precyzyjne wykonanie makijażu, poddawanie się czynnościom pielęgnacyjnym, ale i spełnia funkcje dekoracyjne. Ciekawym rozwiązaniem jest zastosowanie lustra z podświetleniem. Dzięki niemu można bowiem zrezygnować z dodatkowych lamp instalowanych wokół lustra.

dalej
Świadectwo charakterystyki energetycznej – sprawdź, jak je uzyskać

Świadectwo charakterystyki energetycznej – sprawdź, jak je uzyskać

Nowelizacja ustawy o charakterystyce energetycznej budynku, która miała miejsce 28 kwietnia 2023 roku, wymusiła na właścicielach większości obiektów uzyskanie świadectwa charakterystyki energetycznej. Dokument ten jest niezbędny nie tylko w przypadku sprzedaży danego budynku czy lokalu, ale i wtedy, gdy właściciel

dalej
Jakie klamki do drzwi drewnianych wybrać?

Jakie klamki do drzwi drewnianych wybrać?

>Wybór odpowiednich klamek do drzwi drewnianych to istotny element aranżacji wnętrza. Klamki drzwiowe pełnią nie tylko funkcję praktyczną, ale również dekoracyjną, wpływając na ogólny wygląd pomieszczenia.

dalej
Sztuka pierwszej randki -  jak zrobić niezapomniane wrażenie?

Sztuka pierwszej randki - jak zrobić niezapomniane wrażenie?

Pierwsza randka może być niezwykle stresującym doświadczeniem. W końcu każdy chce zrobić jak najlepsze wrażenie na nowo poznanej osobie. Czy to spotkanie w kawiarni, romantyczna kolacja, czy wspólny spacer – wszystko ma znaczenie. Jak więc przygotować się do tego wyjątkowego momentu,

dalej
Samolot wojskowy rozbił się na pasie startowym w Nowym Meksyku

Samolot wojskowy rozbił się na pasie startowym w Nowym Meksyku

29 maja na pasie startowym międzynarodowego portu lotniczego w Albuquerque, w stanie Nowy Meksyk, doszło do poważnego incydentu z udziałem samolotu wojskowego F-35B. Maszyna, należąca do Korpusu Piechoty Morskiej Stanów Zjednoczonych, rozbiła się we wtorek rano.

dalej
Panele winylowe do łazienki, czyli wygodne i estetyczne rozwiązanie!

Panele winylowe do łazienki, czyli wygodne i estetyczne rozwiązanie!

Remont łazienki to zawsze duże wyzwanie. Już na etapie wyboru podłogi warto się na chwilę zatrzymać i zastanowić co w naszym przypadku sprawdzi się najlepiej. Płytki ceramiczne, choć trwałe i estetyczne, są niestety bardzo drogie. Na szczęście dostępne są także inne,

dalej
Na czym polega wywóz gruzu?

Na czym polega wywóz gruzu?

Wywóz gruzu jest procesem, w którym usuwane są odpady budowlane. Takimi odpadami są: beton, kamienie, cegły czy płyty gipsowo-kartonowe. Można też tutaj zaliczyć ziemię, materiały powstały w trakcie prac budowlanych, czy rozbiórkowych. Na terenie Polski są firmy specjalizujące się w

dalej
Jak firma rekrutacyjna skutecznie pomaga w procesie poszukiwania pracowników?

Jak firma rekrutacyjna skutecznie pomaga w procesie poszukiwania pracowników?

Firma rekrutacyjna, specjalizująca się w efektywnym wspomaganiu firm w procesie poszukiwania najlepszych pracowników, odgrywa kluczową rolę w dzisiejszym konkurencyjnym świecie biznesowym. Dzięki swojej wiedzy, doświadczeniu i szerokiemu zakresowi narzędzi rekrutacyjnych, takie przedsiębiorstwa są w stanie zidentyfikować, przyciągnąć i zatrudnić najbardziej

dalej
  • 1
  • 2