środa, 18 wrzesień 2019 13:37

E-maile – czy robisz to źle?

Pisanie biznesowych maili Pisanie biznesowych maili

Jeszcze jakiś czas temu, kiedy nasza codzienność została zdominowana przez media społecznościowe, wydawać by się mogło, że tradycyjne wiadomości e-mail zostaną wyparte przez szybkie komunikatory, odchodząc w niepamięć.

Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.

Adres ma znaczenie

Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.

Temat – a po co?

Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Witam i o zdrowie pytam!

Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.

Co za dużo to niezdrowo

Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.

Formatowanie teksu? Z głową!

Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.

A co z załącznikami?

Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.

Nie bądź anonimowy

Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.

To tyle?

Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.

Polecane

Garnitur damski – nie tylko do biura!

Garnitur damski – nie tylko do biura!

Garnitury damskie prawdopodobnie kojarzą ci się wyłącznie z biurowymi stylizacjami, albo, co gorsza, z garsonkami. Nic bardziej mylnego. Garnitur możesz założyć na wyjście ze znajomymi, randkę czy wesele.

dalej
Naukowcy mówią, dlaczego kochamy dymne whisky

Naukowcy mówią, dlaczego kochamy dymne whisky

Nie wszyscy kochają dymną i torfową whisky. I nie ma w tym zupełnie nic dziwnego, jest ona specyficzna. Jak się okazuje, nad tym, dlaczego jedni kochają dymną whisky, a inni jej nie cierpią, pracowali przez ostatnie lata szanowani naukowcy.

dalej
Jaki powinny być lampy sufitowe do przedpokoju?

Jaki powinny być lampy sufitowe do przedpokoju?

Lampy sufitowe w przedpokoju pełnią bardzo ważną rolę. Są one ogólnym źródłem światła we wnętrzu, które zazwyczaj nie ma dostępu do okna i naturalnego światła słonecznego.

dalej
Najlepsza pielęgnacja okolic oczu - kosmetyki Madara dla delikatnych części ciała

Najlepsza pielęgnacja okolic oczu - kosmetyki Madara dla delikatnych części ciała

Okolice oczu to najbardziej newralgiczne miejsca naszego ciała. Wystarczy jeden nieodpowiedni składnik, aby skóra stała się podrażniona i bolesna, dlatego kosmetyki należy dobierać z ogromną rozwagą. Pierwszą rzeczą, na którą powinniśmy zwrócić uwagę, jest skład. Musi on być krótki i

dalej
NX CAM – w pełni zintegrowany pakiet z NX CAD

NX CAM – w pełni zintegrowany pakiet z NX CAD

To system wyższego rzędu, który służy do programowania frezarek, robotów frezujących, maszyn pomiarowych CMM, tokarek czy wycinarek.

dalej
Do czego służą gadżety reklamowe?

Do czego służą gadżety reklamowe?

Odpowiednio użyte gadżety reklamowe potrafią przynieść wiele korzyści firmie. Kiedy ich używać? Jak wdrożyć artykuły promocyjne, aby zbudować pozytywny wizerunek firmy? Co będzie odpowiednim artykułem promocyjnym i kiedy je podarować potencjalnym klientom?

dalej
Jak sprawnie przeprowadzić proces starania się o wizę do Rosji?

Jak sprawnie przeprowadzić proces starania się o wizę do Rosji?

Gdy chce się w krótszym czasie uzyskać wizę w celu wyjazdu do wybranego kraju, wówczas dobrze jest wstępnie zapoznać się z informacjami o formalnościach, które trzeba spełnić w celu uzyskani wizy.

dalej
Jak realizować procesy rekrutacji?

Jak realizować procesy rekrutacji?

Gdy poszukuje się pracowników, wówczas zrealizowanie odpowiedniego procesu rekrutowania pracowników ma spore znaczenie. Zdecydowanie się na odpowiednie firmy, które mogą oferować takie usługi może być znacznie lepszym rozwiązaniem.

dalej
Lampa podłogowa w małym salonie. Czy to dobry pomysł?

Lampa podłogowa w małym salonie. Czy to dobry pomysł?

Lampy stojące dzielą się na stołowe, biurkowe i podłogowe. Te ostatnie stanowią wyjątkowy typ oświetlenia. Pozwalają zaaranżować przyjazną i przytulną przestrzeń w ulubionym stylu.

dalej
  • 1
  • 2