środa, 18 wrzesień 2019 13:37

E-maile – czy robisz to źle?

Pisanie biznesowych maili Pisanie biznesowych maili

Jeszcze jakiś czas temu, kiedy nasza codzienność została zdominowana przez media społecznościowe, wydawać by się mogło, że tradycyjne wiadomości e-mail zostaną wyparte przez szybkie komunikatory, odchodząc w niepamięć.

Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.

Adres ma znaczenie

Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.

Temat – a po co?

Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Witam i o zdrowie pytam!

Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.

Co za dużo to niezdrowo

Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.

Formatowanie teksu? Z głową!

Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.

A co z załącznikami?

Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.

Nie bądź anonimowy

Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.

To tyle?

Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.

Polecane

Digital Branding: Jak wzmocnić markę w erze cyfrowej?

Digital Branding: Jak wzmocnić markę w erze cyfrowej?

Współczesny konsument jest bardziej świadomy niż kiedykolwiek wcześniej. Jego wybory są kształtowane przez dostępność informacji, opinie innych oraz siłę marki, która ma dla niego znaczenie. W środowisku cyfrowym, gdzie konkurencja jest tylko kilka kliknięć dalej, jak wyróżnić się z tłumu

dalej
Ergonomiczne biurko na wymiar – gwarancja komfortu i wydajności

Ergonomiczne biurko na wymiar – gwarancja komfortu i wydajności

Odpowiednio dopasowane biurko jest jednym z istotniejszych elementów wyposażenia osób pracujących biurowo lub spędzających dużo czasu przed komputerem. Bezpośrednio wpływa na codzienny komfort, poprawiając skupienie i wydajność, między innymi poprzez indywidualne dostosowanie się do ciała. Naturalnie więc pojawiają się pytania,

dalej
Materace na łóżka i ich rodzaje. Jakie wybrać?

Materace na łóżka i ich rodzaje. Jakie wybrać?

Wybór odpowiedniego materaca do łóżka to decyzja, która może znacząco wpłynąć na jakość snu i codzienne funkcjonowanie. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów materaców, które różnią się między sobą właściwościami i cenami.

dalej
Konto maklerskie - klucz do świata inwestycji

Konto maklerskie - klucz do świata inwestycji

Inwestowanie to dziedzina, która fascynuje i przyciąga coraz większą liczbę osób na całym świecie. Konta maklerskie to kluczowe narzędzie dla każdego, kto chce wejść w świat inwestycji. To elektroniczne bramy, które otwierają dostęp do różnych rynków finansowych, pozwalając inwestorom na

dalej
Właściwości CBD – dlaczego warto stosować olejki konopne?

Właściwości CBD – dlaczego warto stosować olejki konopne?

Olejki CBD szturmem zdobyły rynek produktów leczniczych. Szerokie zastosowanie, bezpieczeństwo działania i lecznicze właściwości sprawiają, że tylko zyskują na popularności. Sprawdź, jak działa CBD.

dalej
Znaczenie drabinki gimnastycznej i placu zabaw dla rozwoju dziecka

Znaczenie drabinki gimnastycznej i placu zabaw dla rozwoju dziecka

Krajobraz placów zabaw ewoluował na przestrzeni lat, a coraz więcej rodziców i wychowawców dostrzega wartość urządzeń do zabawy, które wspierają wszechstronny rozwój dzieci. Jednym z takich wzbogaceń jest drabinka gimnastyczna, która dostarcza nie tylko zabawy, ale również liczne korzyści dla

dalej
Najpopularniejsze odcienie włosów na jesień 2023!

Najpopularniejsze odcienie włosów na jesień 2023!

Jesień 2023 to czas nie tylko opadających liści i chłodniejszych dni, ale także nowych inspiracji w świecie mody i urody. Odcienie włosów odgrywają kluczową rolę w wyrażaniu naszej osobowości i stylu.

dalej
Sekret gładkiej i zdrowej skóry

Sekret gładkiej i zdrowej skóry

Twoja skóra jest nie tylko wizytówką, ale także największym organem w całym organizmie. Dlatego odpowiednia pielęgnacja ciała jest kluczowa, a kremy do ciała odgrywają w tym procesie istotną rolę.

dalej
Wykorzystanie Potencjału Technologii Auto ID

Wykorzystanie Potencjału Technologii Auto ID

Wyobraź sobie świat, w którym nie musisz ręcznie wprowadzać danych, skanować kodów kreskowych ani przeciągać kart, aby zidentyfikować obiekty, ludzi lub produkty. Technologia Auto ID sprawia, że ta wizja staje się rzeczywistością. Polega ona na wykorzystaniu różnych metod identyfikacji, takich

dalej
  • 1
  • 2