środa, 12 sierpień 2020 16:30

Co to jest i na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów Digitalizacja dokumentów

Jednym z najczęstszych problemów, z którymi borykają się firmy, jest przyrost danych biznesowych. Dokumentacji z dnia na dzień przybywa i ciężko jest się w niej później połapać. Co więcej, znalezienie w szybki sposób odpowiednich dokumentów przy takiej ich ilości jest niemożliwe.

A jak każdy z nas wie, firma, która chce przebić się na rynku wśród konkurencji i uzyskać pewne rezultaty, to musi mieć dostęp do szybkiego znajdywania informacji. Jednym sposobem, który może to wszystko usprawnić, jest digitalizacja dokumentów. Czym więc jest ta usługa, jak wygląda proces tego działania oraz jakie korzyści można mieć z digitalizacji dokumentów?

Co to jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to nic innego jak proces przetwarzania dokumentów z wersji papierowej do wersji cyfrowej. Jest to rozwiązanie, które polega przede wszystkim na przechowywaniu wszystkich danych oraz na udostępnianiu tej biblioteki cyfrowej odbiorcom. Jego głównym zadaniem ma być szybsze znajdywanie informacji, które jak się okazuje w dzisiejszym czasie, jest niezwykle ważne. Z digitalizacji dokumentów najczęściej korzystają biblioteki, archiwa oraz instytucje, które gromadzą takie dane, przechowują je i udostępniają.

Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja dokumentów jako usługa świadczona przez naszą firmę Contman Sp. z o.o. jest procesem kilkupoziomowym. Pomagamy przeprowadzić weryfikację otoczenia biurowego w danej firmie, ustalamy jakich potrzeb procesowych, technicznych, dokumentacyjnych i kadrowych wymaga się do przeprowadzenia digitalizacji dokumentów. A chodzi tutaj głównie o wyznaczenie liczby i parametrów urządzeń technicznych, wiedzy, umiejętności i postawy oraz przygotowania dokumentów, które wymagają przetwarzania. Następnie tworzymy projekt, jak ma wyglądać całe to rozwiązanie. Do procesu digitalizacji dokumentów wykorzystujemy najstosowniejsze technologie, które dają świetną jakość obrazu i wpływają na bardzo dobre odczytywanie kodów kreskowych, co już przekłada się na usprawnienie pracy związanej ze skanowaniem dokumentacji. Co więcej, wykonując digitalizację dokumentów, zachowujemy przy tym pełne bezpieczeństwo. A po skończonym procesie digitalizacji, nasi klienci mogą liczyć z naszej strony na pomoc techniczną oraz serwis urządzeń.

Jakie korzyści można mieć z digitalizacji dokumentów?

Do najczęstszych zalet, które wynikają z procesu digitalizacji dokumentów należy zaliczyć:znacznie szybszy dostęp do uzyskiwania informacji niż w przypadku odręcznego ich szukania i to bez względu na czas i miejsce, w jakim znajduje się pracownik;

  • zabezpieczenie informacji przed przedostaniem się ich w ręce niepowołane;

  • dokumentację w wersji cyfrowej można porządkować w dowolny sposób;

  • pracownicy mogą pracować nad tym samym dokumentem w tym samym czasie;

  • oszczędność związana z wydrukiem dokumentów.

Digitalizacja dokumentów – podsumowanie

Na sam koniec należy stwierdzić, że proces zawiązany z digitalizacją dokumentów w obecnym czasie jest niezwykle ważny, zwłaszcza wtedy kiedy dana firma chce osiągać sukcesy na rynku. Co więcej, żyjemy w XXI wieku, więc stosowanie się do wcześniejszego systemu zarządzania dokumentacją jest już mało spotykane. A to dlatego, że bez digitalizacji dokumentów, praca w administracji czy jakimkolwiek urzędzie jest o wiele trudniejsza. Dlatego, jeśli zależy Ci na wydajności swojej pracy i większym bezpieczeństwie przechowywania wszystkich danych, to powinieneś zastanowić się nad skorzystaniem z usługi naszej firmy, jaką jest digitalizacja dokumentów.

Polecane

Czy jest jeszcze ktoś, kto nie wierzy w moc eventów firmowych? Agencja eventowa podpowiada, jak przygotować event roku!

Czy jest jeszcze ktoś, kto nie wierzy w moc eventów firmowych? Agencja eventowa podpowiada, jak przygotować event roku!

Imprezy firmowe to w ostatnich latach coraz częściej wybierana przez pracodawców forma pogłębiania relacji z pracownikami i klientami. Event firmowy to nie tylko okazja do spędzenia wspólnie czasu poza biurem i zabawy

dalej
Surowe wnętrza – inspiracje wykończenia łazienki

Surowe wnętrza – inspiracje wykończenia łazienki

iOstatnimi czasy bardzo wiele osób decyduje się na surową i nowoczesną aranżację domowej łazienki. W tym celu z pewnością warto sięgnąć po beton architektoniczny, który jeszcze do niedawna był stosunkowo rzadko wykorzystywany, a dziś wspina się na szczyty popularności.

dalej
Jak płacić mniejsze podatki? Optymalizacja podatkowa w Gdańsku

Jak płacić mniejsze podatki? Optymalizacja podatkowa w Gdańsku

Optymalizacja podatkowa to zabieg w pełni legalny, pod warunkiem, że jest przeprowadzony zgodnie z prawem. Na czym polega ów zabieg? Chodzi o zmniejszenie opłat podatkowych, które raz za razem przedsiębiorcy zobligowani są do uregulowania, prowadząc firmę.

dalej
Urodziny przedszkolaka. Sprawdzone zabawy.

Urodziny przedszkolaka. Sprawdzone zabawy.

Zabawa to podstawa prawidłowego rozwoju społeczno-emocjonalnego u dziecka. Dla maluchów ważny jest kontakt z rówieśnikami, dla rodziców interakcje, do których wtedy dochodzi.

dalej
Najlepszy wypoczynek dla naszych dzieci

Najlepszy wypoczynek dla naszych dzieci

Polskie góry kuszą pięknymi widokami. Jednak cudowna natura to nie wszystko.

dalej
Sprawdzone rozwiązania oświetleniowe wciąż działają

Sprawdzone rozwiązania oświetleniowe wciąż działają

Nie od dziś wiadomo, że sprawdzony naświetlacze Led, mogą okazać się o wiele lepszym źródłem światła, niż tradycyjne rozwiązania. Tutaj trzeba głównie skupić się na obudowie takiej lampy, która jest wykonana z solidnych materiałów, co jednocześnie zwiększa wytrzymałość takiego urządzenia

dalej
Planujesz ocieplenie budynku? Pamiętaj o formalnościach!

Planujesz ocieplenie budynku? Pamiętaj o formalnościach!

Profesjonalnie wykonana termoizolacja budynku przyczynia się do zminimalizowanie kosztów ogrzewania budynku i ma bezpośredni związek z poprawą mikroklimatu w pomieszczeniach.

dalej
Rytuał miłosny a życie codzienne – jak magia zapewnia powodzenie w miłości?

Rytuał miłosny a życie codzienne – jak magia zapewnia powodzenie w miłości?

Odpowiednio ukierunkowana energia astralna to potężna siła pozwalająca połączyć dwa zbłąkane serca. Nie zawsze potrafimy znaleźć szczęście w miłości, czasem nie wiemy, jak się za to zabrać, innym razem przemyka nam ono między palcami – w takich sytuacjach pomocna może okazać

dalej
Okna – na co zwrócić uwagę przed zakupem?

Okna – na co zwrócić uwagę przed zakupem?

Będąc w trakcie budowy domu i zbliżając się do jego zamknięcia, ostatnią wykonywaną na zewnątrz czynnością jest wstawianie drzwi i okien. O ile w przypadku doboru drzwi nie powinniśmy mieć większych problemów, o tyle okna są elementami mocno dyskusyjnymi. 

dalej
  • 1
  • 2