Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.
Adres ma znaczenie
Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.
Temat – a po co?
Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.
Witam i o zdrowie pytam!
Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.
Co za dużo to niezdrowo
Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.
Formatowanie teksu? Z głową!
Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.
A co z załącznikami?
Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.
Nie bądź anonimowy
Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.
To tyle?
Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.