A jak każdy z nas wie, firma, która chce przebić się na rynku wśród konkurencji i uzyskać pewne rezultaty, to musi mieć dostęp do szybkiego znajdywania informacji. Jednym sposobem, który może to wszystko usprawnić, jest digitalizacja dokumentów. Czym więc jest ta usługa, jak wygląda proces tego działania oraz jakie korzyści można mieć z digitalizacji dokumentów?
Co to jest digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to nic innego jak proces przetwarzania dokumentów z wersji papierowej do wersji cyfrowej. Jest to rozwiązanie, które polega przede wszystkim na przechowywaniu wszystkich danych oraz na udostępnianiu tej biblioteki cyfrowej odbiorcom. Jego głównym zadaniem ma być szybsze znajdywanie informacji, które jak się okazuje w dzisiejszym czasie, jest niezwykle ważne. Z digitalizacji dokumentów najczęściej korzystają biblioteki, archiwa oraz instytucje, które gromadzą takie dane, przechowują je i udostępniają.
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów?
Digitalizacja dokumentów jako usługa świadczona przez naszą firmę Contman Sp. z o.o. jest procesem kilkupoziomowym. Pomagamy przeprowadzić weryfikację otoczenia biurowego w danej firmie, ustalamy jakich potrzeb procesowych, technicznych, dokumentacyjnych i kadrowych wymaga się do przeprowadzenia digitalizacji dokumentów. A chodzi tutaj głównie o wyznaczenie liczby i parametrów urządzeń technicznych, wiedzy, umiejętności i postawy oraz przygotowania dokumentów, które wymagają przetwarzania. Następnie tworzymy projekt, jak ma wyglądać całe to rozwiązanie. Do procesu digitalizacji dokumentów wykorzystujemy najstosowniejsze technologie, które dają świetną jakość obrazu i wpływają na bardzo dobre odczytywanie kodów kreskowych, co już przekłada się na usprawnienie pracy związanej ze skanowaniem dokumentacji. Co więcej, wykonując digitalizację dokumentów, zachowujemy przy tym pełne bezpieczeństwo. A po skończonym procesie digitalizacji, nasi klienci mogą liczyć z naszej strony na pomoc techniczną oraz serwis urządzeń.
Jakie korzyści można mieć z digitalizacji dokumentów?
Do najczęstszych zalet, które wynikają z procesu digitalizacji dokumentów należy zaliczyć:znacznie szybszy dostęp do uzyskiwania informacji niż w przypadku odręcznego ich szukania i to bez względu na czas i miejsce, w jakim znajduje się pracownik;
-
zabezpieczenie informacji przed przedostaniem się ich w ręce niepowołane;
-
dokumentację w wersji cyfrowej można porządkować w dowolny sposób;
-
pracownicy mogą pracować nad tym samym dokumentem w tym samym czasie;
-
oszczędność związana z wydrukiem dokumentów.
Digitalizacja dokumentów – podsumowanie
Na sam koniec należy stwierdzić, że proces zawiązany z digitalizacją dokumentów w obecnym czasie jest niezwykle ważny, zwłaszcza wtedy kiedy dana firma chce osiągać sukcesy na rynku. Co więcej, żyjemy w XXI wieku, więc stosowanie się do wcześniejszego systemu zarządzania dokumentacją jest już mało spotykane. A to dlatego, że bez digitalizacji dokumentów, praca w administracji czy jakimkolwiek urzędzie jest o wiele trudniejsza. Dlatego, jeśli zależy Ci na wydajności swojej pracy i większym bezpieczeństwie przechowywania wszystkich danych, to powinieneś zastanowić się nad skorzystaniem z usługi naszej firmy, jaką jest digitalizacja dokumentów.